Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable de las bases de datos descritas en esta política es Jason Gustavo Bustos Vásquez, cédula de identidad 1-1547-0070, que opera bajo el nombre comercial KcodeStudio.

Domicilio: Urbanización Jesús, Calle 36E, Casa 36E — del Bar El Pará 600 m norte y 600 m oeste, Patalillo (San Antonio), Vázquez de Coronado, San José, 11104, Costa Rica.

• Correo para asuntos de privacidad: contacto@kcodestudio.com
• Teléfono y WhatsApp: +506 6406-9541

2. Datos que recolecta el formulario de contacto

Cuando alguien completa el formulario de contacto del sitio web, se recolectan únicamente los datos que la propia persona escribe en él:

• Nombre que la persona indica.
• Dirección de correo electrónico.
• Contenido del mensaje que redacta, incluida cualquier información que decida incluir sobre su proyecto o su empresa.

3. Datos que trata K-Cita Bot en WhatsApp

K-Cita Bot es el asistente de agendamiento de citas por WhatsApp desarrollado y operado por KcodeStudio. Funciona sobre la WhatsApp Business Platform de Meta, de modo que la conversación viaja por la infraestructura de Meta antes de llegar a nuestros sistemas.

Cuando una persona escribe a K-Cita Bot, se tratan los siguientes datos:

• Número de teléfono de WhatsApp desde el que escribe.
• Nombre de perfil público de WhatsApp, tal como la propia plataforma lo transmite.
• Contenido de los mensajes que la persona envía al bot y de las respuestas que el bot devuelve.
• Fecha, hora e identificadores técnicos de cada mensaje, generados por la plataforma de WhatsApp.
• Datos de la cita: fecha y hora solicitadas, servicio o motivo indicado y cualquier dato adicional que la persona facilite voluntariamente durante la conversación.

K-Cita Bot no solicita contraseñas, números de tarjeta ni datos bancarios, y no está diseñado para recoger datos sensibles en el sentido del artículo 9 de la Ley N.º 8968. Si una persona los envía por iniciativa propia, se eliminan en cuanto se detectan.

El contenido de las conversaciones no se utiliza para publicidad, no se cede a terceros con fines comerciales y no se vende en ningún caso.

4. Datos técnicos de navegación

El proveedor de alojamiento genera registros técnicos automáticos de acceso al sitio, que pueden incluir la dirección IP, la fecha y hora de la petición, el tipo de navegador y la página solicitada. Se usan exclusivamente para operar el servicio, diagnosticar fallos y protegerlo frente a abusos.

Este sitio no utiliza cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros con fines de perfilado.

5. Finalidad del tratamiento

Los datos descritos se tratan únicamente para las siguientes finalidades:

• Responder a las consultas recibidas por el formulario de contacto y dar seguimiento comercial a la solicitud.
• Agendar, confirmar, recordar, reprogramar y cancelar citas a través de K-Cita Bot.
• Elaborar y remitir cotizaciones, y gestionar la relación contractual con quienes contratan un servicio.
• Emitir los comprobantes electrónicos y cumplir las obligaciones tributarias y contables exigidas por la legislación costarricense.
• Mantener la seguridad y el correcto funcionamiento del sitio y de los sistemas.

No se toman decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas ni se elaboran perfiles de comportamiento.

6. Base de legitimación

La base que legitima el tratamiento es el consentimiento informado de la persona titular de los datos, otorgado de forma expresa y libre conforme al artículo 5 de la Ley N.º 8968: al enviar el formulario de contacto o al iniciar voluntariamente una conversación con K-Cita Bot, la persona facilita sus datos con conocimiento de esta política.

Cuando ya existe una relación contractual, el tratamiento se ampara además en la ejecución de esa relación y, en lo relativo a la facturación, en el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables al responsable.

El consentimiento puede revocarse en cualquier momento, sin efectos retroactivos, por los medios indicados en el apartado de eliminación de datos.

7. Plazo de conservación

Los datos recibidos por el formulario de contacto que no derivan en una contratación se conservan durante un máximo de 12 meses desde el último contacto, y después se eliminan.

Los datos tratados por K-Cita Bot se conservan mientras la persona mantenga citas activas y hasta 12 meses después de la última cita atendida, para poder acreditar el servicio prestado y atender reclamaciones.

Los datos de clientes con relación contractual se conservan durante la vigencia del contrato y, una vez terminado, durante los plazos de prescripción legal y tributaria que exige la normativa costarricense, bloqueados y accesibles únicamente para atender responsabilidades legales.

En todos los casos, una solicitud de eliminación se atiende conforme al procedimiento descrito más abajo, salvo en los datos que deban conservarse por obligación legal.

8. Encargados de tratamiento y transferencias internacionales

Para prestar el servicio se recurre a los siguientes proveedores, que tratan datos por cuenta del responsable y únicamente conforme a sus instrucciones:

• Netlify, Inc. (Estados Unidos) — Alojamiento del sitio web y registros técnicos de acceso.
• EmailJS (Estados Unidos) — Entrega de los mensajes enviados desde el formulario de contacto.
• Supabase, Inc. (Estados Unidos) — Base de datos donde se almacenan los registros de gestión de clientes y cotizaciones.
• Zoho Corporation (India / Estados Unidos) — Servicio de correo electrónico de la dirección contacto@kcodestudio.com.
• Meta Platforms, Inc. — WhatsApp Business Platform (Estados Unidos) — Transporte de los mensajes de WhatsApp intercambiados con K-Cita Bot.

Algunos de estos proveedores alojan o procesan la información fuera de Costa Rica, principalmente en Estados Unidos. Al facilitar sus datos, la persona titular consiente esa transferencia internacional en los términos del artículo 14 de la Ley N.º 8968. Con cada proveedor rigen sus condiciones de tratamiento de datos, que exigen medidas de seguridad y confidencialidad equivalentes.

Fuera de estos encargados, los datos no se comunican a terceros, salvo requerimiento de autoridad judicial o administrativa competente.

9. Derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición

Toda persona titular puede ejercer, de forma gratuita, los derechos de acceso a sus datos, rectificación de los datos inexactos o incompletos, cancelación o eliminación cuando ya no sean necesarios, y oposición al tratamiento.

Para ejercerlos basta con escribir a contacto@kcodestudio.com indicando el derecho que se desea ejercer y aportando un dato que permita identificar el registro: el correo con el que se envió el formulario, o el número de WhatsApp con el que se conversó con K-Cita Bot.

Toda solicitud se responde en un plazo máximo de 5 días hábiles desde su recepción, conforme al artículo 7 de la Ley N.º 8968.

10. Procedimiento de eliminación de datos

Cualquier persona puede pedir que se eliminen todos sus datos, tanto los del formulario de contacto como los tratados por K-Cita Bot. El procedimiento es gratuito y no requiere justificar el motivo.

La eliminación implica que no se podrá seguir dando trámite a citas o solicitudes anteriores vinculadas a esos datos.

11. Medidas de seguridad

Se aplican medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación: transmisión cifrada mediante HTTPS en todo el sitio, acceso a las áreas de administración restringido por credenciales y autenticación por token, y limitación del acceso a la información a las personas que necesitan tratarla.

Ningún sistema es completamente infalible. En caso de un incidente de seguridad que afecte a datos personales, se informará a las personas afectadas y a la autoridad competente conforme a la normativa aplicable.

12. Personas menores de edad

Los servicios de este sitio y K-Cita Bot están dirigidos a personas mayores de edad y a empresas. No se recogen datos de personas menores de edad de forma consciente. Si se detecta que se han recibido datos de una persona menor sin autorización de quien ejerce su representación, se eliminan de inmediato.

13. Reclamación ante la autoridad de control

Con independencia de lo anterior, toda persona titular puede presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) de Costa Rica si considera que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la Ley N.º 8968.

14. Cambios en esta política

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. La versión vigente es siempre la publicada en esta página, con su fecha de última actualización al inicio. Si un cambio afectara de forma sustancial al tratamiento de datos ya recogidos, se comunicará por los medios de contacto disponibles.